La cura della complessa tela delle operazioni fondamentali per dirigere un’agenzia può essere talvolta una sfida, ma è importante non lasciare indietro nessuno dei suoi aspetti. In particolare, la gestione delle risorse umane è un pilastro su cui si poggia l’intero flusso di lavoro.
Riuscire a portare avanti questo elemento con la dovuta responsabilità non è semplice, perché prevede che vi siano numerosi incarichi da tenere in considerazione, sia dal punto di vista amministrativo che umano.
Dai procedimenti burocratici e fiscali alla gestione della documentazione, con la rilevazione presenze dei dipendenti, l’assunzione, la formazione, la retribuzione e tutto ciò che ha a che fare con la relativa normativa: gli aspetti essenziali sono tanti e variegati.
In questo panorama, l’innovazione tecnologia si è fatta avanti come un potente alleato, mettendo a disposizione strumenti utili a semplificare tutte queste operazioni. Eppure, al giorno d’oggi, molte agenzie continuano a usare sussidi inadeguati, come ad esempio fogli di calcolo.
Questi ultimi sono sicuramente utili a diversi compiti, ma per quanto riguarda le risorse umane possono essere invece d’ostacolo in quanto rallentano i processi, generando anche tensioni e insoddisfazione tra i dipendenti.
In sostituzione, esistono software di gestione dei dipendenti che hanno portato estrema facilitazione al lavoro delle risorse umane, risolvendo tutti i problemi relativi all’uso di strumenti non adatti.
Dipendenti in Cloud ne è un valido esempio e, di seguito, cercheremo di spiegare in modo esaustivo perché l’uso di un programma come questo può essere la risposta a tutti i problemi gestionali dell’azienda.
Gestione del personale: una definizione
La gestione del personale rappresenta l'insieme delle attività dirette a dirigere efficacemente il rapporto tra l’agenzia e i suoi dipendenti, da ogni punto di vista, sia quello amministrativo e burocratico che quello prettamente umano.
Nello specifico, stiamo parlando di attività come la cura degli aspetti amministrativi, contributivi, previdenziali, assistenziali e fiscali del rapporto di lavoro. Inoltre, coinvolge l'adempimento delle incombenze fiscali, legislative e burocratiche che riguardano sia i dipendenti e che i collaboratori.
Uno dei suoi fattori critici è legato alla rilevazione delle presenze, un compito che richiede precisione e organizzazione per garantire un monitoraggio efficace delle ore effettivamente lavorate. Ciò servirà alla realizzazione delle buste paga e di tutta la burocrazia che ne consegue, compresi gli aspetti contributivi.
Ma quando si parla di risorse umane non si intende solo questo: infatti, allo stesso modo rientra al suo interno l’ambito umano, con ad esempio la necessità di garantire un ambiente di lavoro che sia sano e stimolante. Gli elementi che compongono tale definizione, in pratica, sono numerosi e variegati e riuscire a conciliare tutte le esigenze può essere complesso.
L’adozione di alcuni strumenti innovativi, in relazione soprattutto al mondo digitale, può essere di grande aiuto nell’automatizzare molti processi così da permettere alle risorse umane di concentrare la propria attenzione sugli altri aspetti, legati magari al benessere dei dipendenti. Di questo ne parleremo approfonditamente più avanti.
Alcune difficoltà possono essere maggiori per le piccole agenzie
Fino ad ora abbiamo affrontato il discorso in un'ottica più generalista, che comprende tutti gli ambiti lavorativi, ma è importante sottolineare che alcune criticità legate alla gestione delle risorse umane possono essere più complesse per le piccole agenzie .
Queste, infatti, sono caratterizzate da un minor numero di dipendenti che devono quindi concentrare le proprie energie su molti più compiti, rispetto a una grande azienda dove i lavori possono essere suddivisi tra le varie figure di riferimento.
Usare strumenti inadeguati, come ad esempio Excel, può essere maggiormente problematico perché viene sottratto molto tempo utile a incarichi che invece dovrebbero meritare maggiore attenzione.
Inoltre, i fogli di calcolo richiedono una buona componente umana nell’elaborazione dei suoi dati: questi, infatti, devono essere inseriti manualmente e ciò può causare facilmente confusione ed errori.
In contesti piccoli, dove il tempo è un bene prezioso e la concorrenza è serrata, dedicare risorse a tale tipo di lavoro può diventare un peso eccessivo.
Ed è qui che entra in gioco Dipendenti in Cloud, un software di gestione dei dipendenti progettato per semplificare e ottimizzare i processi amministrativi e operativi, che rende la maggior parte di questi automatici e immediati.
Difficoltà nella gestione del personale: la soluzione di Dipendenti in Cloud
Dipendenti in Cloud nasce nel 2018 dal team di Fatture in Cloud, con l'obiettivo di semplificare e ottimizzare la gestione interna dei dipendenti. A rendere tale realtà particolarmente caratteristica sono soprattutto i suoi valori fondamentali, legati all’imprenditorialità e all’innovazione.
Questi si traducono in una costante ricerca di soluzioni per favorire la crescita aziendale, migliorare l'efficienza operativa, ottimizzare la gestione del tempo e garantire un controllo completo del processo amministrativo.
Ciò che Dipendenti in Cloud si propone di raggiungere è l’obiettivo di essere una vera semplificazione della vita per le imprese e le agenzie, soprattutto le piccole e medie, offrendo una soluzione che sia semplice e veloce.
La gestione delle risorse umane, per questo motivo, è resa accessibile da qualsiasi dispositivo, garantendo al contempo la massima sicurezza dei dati attraverso il cloud.
Scendendo nel dettaglio, tra le principali funzioni vi è ad esempio la possibilità data ai dipendenti di timbrare la propria presenza, usando semplicemente un computer, uno smartphone o un tablet.
Queste ultime due alternative sono rese ancora più accessibili dall’esistenza di un applicazione scaricabile sul proprio dispositivo con un'interfaccia estremamente user friendly.
Inoltre, Dipendenti in Cloud permette ai lavoratori di inserire le proprie note spese e richiedere eventuali rimborsi in tempo reale durante le trasferte: un’alternativa alle ricevute cartacee da consegnare a mano che consente una tracciabilità completa.
I dipendenti possono poi inviare in autonomia le richieste di ferie e permessi all’amministrazione, avere un rendiconto immediato del monte ore e ricevere sul programma tutti i documenti fondamentali, come contratti e buste paga.
Questo risulta estremamente comodo nelle agenzie in cui i dipendenti lavorano da remoto o in modalità ibrida. Infatti, non è necessaria la compresenza fisica, ma le pratiche possono essere gestite a distanza.
Avere tutto su un unico sistema non solo aiuta l’ordine, ma rende moltissimi processi automatizzati: ciò si traduce in una facilitazione del lavoro di contabilità, che servirà alla realizzazione ad esempio delle buste paga, e all’eliminazione del rischio di errori umani.
Conclusioni
Le piccole e medie agenzie devono spesso affrontare grosse sfide in merito all’organizzazione interna dei propri dipendenti, soprattutto perché spesso causate dall’uso di strumenti inadeguati e ormai superati.
Le funzionalità di Dipendenti in Cloud rispondono quindi a tali esigenze quotidiane, offrendo strumenti completi e intuitivi per gestire il personale in modo efficiente e automatizzato.
Grazie alla sua facilità d'uso e alla centralizzazione delle informazioni, il software si pone in definitiva come un alleato prezioso per le PMI, aiutandole a risparmiare tempo e a migliorare l'efficienza nella gestione del personale.