Nella sezione "Opinioni", Engage ospita articoli di approfondimento sui temi caldi del mondo del marketing scritti da importanti esponenti dell'industria del settore.
In questo contributo Martina Cuman, Country Manager in Furious Squad Italia, parla delle migliori strategie per incrementare la redditività.
Sei sicuro di conoscere la redditività reale dei tuoi progetti e della tua società? O sei abbagliato dal fatturato e consideri principalmente i soli costi diretti su commessa? Il tuo cutoff mensile è gestito rispetto al fatturato o alla produzione?
Queste domande dovrebbero trovare risposta immediata da parte di CEO, COO, CFO di agenzie o società di consulenza, ma la maggior parte delle volte non c’è una risposta data con certezza su tutti questi punti.
L’IMPORTANZA DEL TIME TRACKING PER AGENZIE E SOCIETÀ DI SERVIZI
Per avere una visione chiara della redditività di un singolo progetto e dell’intera agenzia o società di consulenza, è necessario fare ordine e ripartire dalle basi: il tempo, ovvero ciò che viene venduto da parte delle società di servizi.
Da sempre il timesheet, soprattutto per il team di lavoro, genera sentimenti contrastanti, un misto tra amore e odio, ma è proprio per le società di servizi che il time tracking è particolarmente importante.
Il time tracking ha un impatto sulla redditività e sull'efficienza aziendali, per tanto, farlo con accuratezza è fondamentale. In agenzia la numerosità di clienti e progetti gestiti è significativa ed è necessario assicurarsi un livello di fatturato coerente rispetto all’allocazione delle risorse del team, evitando di andare oltre al budget siglato e ottimizzando la redditività di ciascun progetto. Conoscendo il tempo esatto impiegato per ogni singola attività, questo dato può essere utilizzato per adeguare le proprie quotazioni future, riflettendo il più possibile il perimetro del lavoro che si andrà a svolgere.
Il monitoraggio puntuale del tempo permette, inoltre, di individuare eventuali punti critici, inefficienze o aree di miglioramento.
Andiamo adesso a parlare di redditività in senso più ampio: quali flussi o processi aziendali è possibile rimodulare per favorire una condizione di lavoro ottimale e un risparmio di tempo?
In Furious Squad, ad esempio, abbiamo un unico planning che permette al team di lavoro di pianificare attività future, ma anche di consuntivare quanto fatto. Una buona pianificazione permette di guadagnare visibilità sul business futuro, potendo individuare a colpo d’occhio lo spazio disponibile per accogliere nuovi progetti, per gestire nuove gare o per rendersi conto che è necessario darsi una mossa con upsell e new business, perché il team non avrà più nulla da fare tra un mese e mezzo.
Oltre agli insight interessanti che si possono trarre dalla pianificazione, è possibile semplificare la consuntivazione del tempo passato sui progetti aggiornando tutto a fine giornata con un semplice clic oppure utilizzando il widget che si preferisce. Per tutto questo è fondamentale una buona cultura aziendale, che metta in luce i vantaggi e l’impatto del time tracking, e ovviamente una buona dose di disciplina.
LA DIFFERENZA TRA STATO DI AVANZAMENTO E LOAD DI UN PROGETTO
Due KPI da monitorare su ogni progetto sono sicuramente il load e l’avanzamento.
Il load indica il tempo passato dal team su uno specifico progetto in funzione di altri parametri progettuali, come la durata del progetto e il tempo venduto complessivamente per portarlo a compimento. L’avanzamento, invece, indica lo stato dei lavori in uno specifico momento rispetto al perimetro progettuale complessivo.
Il load di un progetto non coincide necessariamente con il livello di avanzamento progettuale: nel caso in cui il livello di avanzamento sia superiore rispetto al load di progetto, questo potrebbe rappresentare un fattore positivo; al contrario, se il livello di avanzamento è inferiore rispetto al load di progetto, questo potrebbe, invece, rappresentare un elemento negativo.
L’avanzamento progettuale ha un impatto anche sul valore della produzione, che incide sul cutoff mensile e quindi sull’andamento generale della società. In questo scenario, anche una fatturazione puntuale influisce in maniera non indifferente e per questo motivo è opportuno monitorare il livello di avanzamento rispetto alla fatturazione.
Il gioco di squadra è fondamentale per ottenere buoni risultati. In questo caso intendo un gioco di squadra su ogni livello aziendale, perché è solo con una buona pianificazione da parte del progress manager o dei project manager, che il team operativo potrà gestire un aggiornamento rapido delle proprie attività sul planning in pochi clic.
Grazie a questi update quotidiani i valori del load saranno sempre aggiornati e puntuali e grazie al project manager gli avanzamenti progettuali saranno allineati a regola d’arte.
In questo modo le prime linee (COO, CFO e CEO) sono in grado di prendere decisioni strategiche, perché dispongono in real time di dati sull’andamento della propria azienda.
La maggior parte dei nostri clienti risparmia in media 4h/settimana nelle attività di project management e guadagna in media il 22% di redditività dopo un anno di lavoro con Furious.
MONITORAGGIO DEL LOAD IN PRESALE: PERCHÉ È FONDAMENTALE?
L’attività commerciale non è una scienza esatta, si sa, ma ciò che è possibile fare è monitorare costantemente l’effort del team destinato alla creazione della proposta commerciale per preservarsi da eventuali perdite, se il progetto non venisse confermato dal cliente, o mantenere una buona redditività progettuale in caso di conferma.
Nel primo caso si tratta di poter perdere solo un X% del valore dell’intero progetto in funzione del tempo investito dal team (tempo sottratto ad altre potenziali progettualità, altre proposte commerciali, gestione o attività su progetti interni - non fatturabili - o formazione).
Nel secondo caso, invece, si tratta di preservare la redditività futura complessiva del progetto. Una soluzione come Furious, infatti, tiene traccia del tempo speso in presale anche quando un progetto è stato confermato dal cliente.
Cosa succederebbe se avessimo già speso il 30% dell’intero valore del progetto in presale e avessimo solo il restante 70% per portare a termine il progetto?
Investire tempo del team operativo in attività di presale è sicuramente necessario per alcuni servizi e clienti, ma è altresì fondamentale monitorare al meglio questo parametro, perché potrebbe avere impatti indiretti sugli avanzamenti di altri progetti e di conseguenza sulla fatturazione. In questo caso si corre il rischio di impattare negativamente a livello finanziario sui clienti attivi della società e sviluppare criticità in termini di cash flow.
In virtù di tutto ciò è evidente come elementi quali la pianificazione, il time tracking puntuale, il monitoraggio del load e dell’avanzamento, nonché la supervisione dell’attività commerciale, influiscano, in modalità diverse, sulla redditività di un progetto e, più in generale, sull’andamento dell’agenzia.