Il mondo dei congressi, delle fiere e delle convention è entrato a contatto col digitale ormai da tempo: oggi, infatti, è chiaro come l’integrazione di strumenti IT negli eventi in presenza ne possa ottimizzare l’organizzazione e lo svolgimento, la raccolta e la condivisone dei dati, nonché la user experience dei partecipanti.
Inoltre, negli ultimi anni le innovazioni del mondo digital hanno fatto emergere tools e piattaforme capaci di dare la possibilità di organizzare veri e propri eventi virtuali in modalità smart, garantendo gli stessi risultati degli incontri in presenza,
La web agency Aleide ha avuto modo di supportare molte agenzie di organizzazione di eventi nello sviluppo di piattaforme e tools per migliorare la gestione e lo svolgimento di fiere, congressi e conferenze.
Le soluzioni di Aleide per i congressi
Aleide Web Agency è stata digital partner per diversi congressi, fra i quali Simac Tanning Tech, Geco Expo e Geco for School.
Simac Tanning Tech è il salone internazionale con la più qualificata offerta di macchinari e tecnologie per le industrie calzaturiera, pellettiera e conciaria, che si svolge a Milano. Per andare incontro alle esigenze degli organizzatori di questo evento, Aleide ha sviluppato una piattaforma che comprende sito web e app, ad uso di visitatori ed espositori, e un’interfaccia d’amministrazione per l’ente organizzatore.
Tramite sito web e app gli utenti hanno la possibilità di registrarsi, accreditarsi all’evento, ricevere informazioni da parte dello staff, visualizzare le pagine personali dei vari espositori ed entrare in contatto con loro e con gli altri partecipanti del salone, grazie a un’apposita chat.
L’applicativo sviluppato per l’ente organizzatore permette, invece, di amministrare tutte le sezioni della piattaforma e i relativi dati. Comprende anche una funzione di reportistica dettagliata real time riguardo alla fruizione di sito e app da parte degli utenti.
Geco Expo è la fiera virtuale italiana sulla sostenibilità per la mobilità, il turismo, l'energia, l'ecofood e l'economia circolare, nata nel 2021 come risposta alle conseguenze della pandemia sull'industria degli eventi. L’evento si svolge all’interno di un ambiente virtuale 3D in cui gli utenti, dotati di un avatar personale, possono esplorare i diversi stand nel metaverso. Aleide ha collaborato all’evento realizzando una piattaforma web, che permette la registrazione e l’accredito di tutti i partecipanti.
Tramite essa tutti gli utenti registrati hanno anche la possibilità di accedere a un'area personale in cui gestire le proprie informazioni pubbliche, visualizzare i contenuti extra e accedere direttamente alla piattaforma 3D sviluppata da Hyperfair.
Per quel che riguarda espositori e buyer, la piattaforma permette di gestire il proprio calendario appuntamenti, segnalare gli slot orari in cui sono disponibili, richiedere incontri e gestire gli inviti ricevuti da altri utenti.
Geco for school è una fiera virtuale dedicata alla sostenibilità, che prevede un percorso formativo per le scuole superiori. Anche in questo caso, l’evento si svolge all’interno di una piattaforma 3D in cui gli studenti, dotati del proprio avatar, possono seguire il percorso formativo accedendo a diverse aree tematiche.
Aleide ha sviluppato una piattaforma web tramite cui le scuole e i singoli studenti possono accreditarsi all’evento, accedere ai quiz sulle aree tematiche, gestire il calendario degli eventi, visualizzare i risultati degli alunni e accedere direttamente alla piattaforma 3D sviluppata, in questo caso, da Coderblock.
Inoltre, è stata sviluppata un’interfaccia di amministrazione che permette all’ente organizzatore di gestire le approvazioni delle richieste sponsor per l’evento, la pre-iscrizione, approvazione, modifica e eliminazione delle richieste di adesione delle scuole, consultare tutti i dati relativi a scuole e studenti e creare i quiz di valutazione.
Infine, in occasione di collaborazioni con altri clienti, Aleide web agency ha sviluppato altri strumenti fra cui:
- piattaforma di amministrazione del congresso, che rende la segreteria organizzativa autonoma nella gestione dell’intero flusso dell’evento, dall’apertura della call for proposals alla loro revisione, dalla creazione di sessioni e presentazioni fino alla generazione del programma finale dell’evento;
- soluzioni che prevedono l’uso integrato del sito web e di un totem all’interno dei padiglioni congressuali, così da gestire con maggiore facilità gli speaker e il loro accreditamento;
- e-poster, ovvero la versione digitale dei poster;
- usi non convenzionali della mobile app fra cui la possibilità di svolgere dei sondaggi durante i vari interventi, con risultati real time su pannello.