Preparazione dei preventivi, incrocio manuale dei report, smistamento delle mail, dati presenti nel gestionale ma non utilizzati. Sono alcune delle attività che pesano di più sui costi delle piccole e medie imprese e su cui Webhero, agenzia romana di consulenza AI e advertising, fondata dai fratelli David e Federico Giannicchi, che progetta sistemi di agenti AI su misura per aziende B2B e segue progetti di visibilità online, propone di applicare l’intelligenza artificiale. Il tema è stato al centro del workshop “AI pratica per le aziende”, che si è tenuto il 25 settembre al Tiburtech Hub nell’ambito della Rome Future Week 2026, con la partecipazione di 87 aziende selezionate. Il messaggio dell’agenziam che ha da poco lanciato AIhero, il servizio di consulenza AI per le imprese: per far lavorare un agente AI non serve saper programmare, perché lo si istruisce scrivendo in italiano.
I dati restano nei fogli di calcolo
Il punto di partenza, secondo Webhero, è una “miniera d’oro bloccata”. Le aziende dispongono già dei dati, nel gestionale, nell’ERP, nei ticket e nella posta, ma questi restano chiusi nei rispettivi sistemi. Molte imprese impiegano quindi ore a incrociare numeri a mano, tra fogli di calcolo e documenti, per produrre un preventivo o un report. Quando provano a usare l’AI, lo fanno spesso con una singola domanda in chat, ottenendo una risposta generica e perdendo il contesto alla chiusura della sessione. “Si passa più tempo a ridare il contesto che a ricevere valore.”
Un agente AI segue una logica diversa. Riceve un mandato anziché una domanda: “ecco l’obiettivo, trova tu la strada”. Accede ai dati dove si trovano, usa strumenti collegati ai sistemi aziendali, osserva, agisce e corregge eventuali errori fino a consegnare un risultato finito. Può inoltre lavorare in squadra: un agente capofila suddivide il compito, altri agenti specializzati lo eseguono in parallelo e un ultimo agente controlla il risultato e può bloccare il processo. L’obiettivo indicato è “fare in tre minuti un lavoro che a un team umano richiederebbe tre giorni”, con il controllo umano concentrato sulle decisioni più rilevanti: inviare, cancellare, pagare.
Come iniziare: tre passaggi
Sul fronte operativo, Webhero ha indicato tre passaggi per la prima settimana. Il primo è individuare un lavoro ricorrente, ripetuto ogni settimana, e selezionare i dati utili. Il secondo è spiegare all’AI regole, limiti e soglie, mostrando esempi di lavori svolti correttamente: da dove prendere i dati, cosa osservare e da quale soglia, cosa non fare, chi controlla prima della consegna. “Come lo spieghereste a una persona assunta lunedì.” Il terzo è far costruire all’AI gli script e gli agenti: il codice lo scrive l’AI, mentre l’azienda definisce cosa deve essere conteggiato.
Secondo l’agenzia non è necessario acquistare un nuovo software, cambiare gestionale, assumere un programmatore o riorganizzare preventivamente i dati. Si parte da quelli disponibili, anche se disordinati, e il primo componente può essere operativo in pochi giorni. L’indicazione preliminare è misurare il tempo richiesto oggi dall’attività svolta a mano. “Senza quel numero, fra un mese non saprete dire se è servito.”
Costi e controllo
“Easy to play, hard to master”: ottenere un risultato da una chat è semplice, costruire un sistema che generi profitto richiede più lavoro. Il costo dell’AI si misura in token, la “benzina” consumata da ogni parola letta e scritta. La prima regola indicata per contenerlo è scegliere il modello adatto a ciascun compito, non necessariamente il più potente: un modello veloce ed economico per smistare le mail e tradurre, uno bilanciato per il lavoro quotidiano, quello di fascia più alta solo dove serve capacità di ragionamento. “Lo stesso lavoro affidato al modello sbagliato costa venti volte tanto.” Nei flussi progettati da Webhero il modello più costoso interviene una sola volta, per comprendere il compito e controllare il risultato, mentre la parte principale del lavoro è affidata a modelli economici.
La seconda regola è conservare il contesto in una cartella anziché nella chat. File di testo, consultabili e modificabili in azienda senza competenze di programmazione, indicano all’AI quali modelli usare, come trattare dati e consensi, quali standard di sicurezza rispettare, quali toni e colori adottare per il brand. “L’AI non inventa: esegue seguendo le nostre regole.” Il modello può così essere sostituito senza rifare il sistema: regole, soglie e divieti restano dell’azienda, indipendentemente dai modelli che verranno rilasciati.
La terza regola riguarda il perimetro. Un agente configurato correttamente accede solo ai dati necessari al proprio compito, resta isolato dagli altri progetti e, se deve analizzare un documento, ha solo permessi di lettura. A questo si aggiunge il quadro normativo: l’avvocato Lorenzo Innocenzi ha illustrato l’AI Act europeo, che introduce obblighi per le imprese che adottano questi strumenti e per l’uso dei contenuti generati, la cui conoscenza è condizione per un utilizzo conforme.
“AI pratica per le aziende”, che aveva registrato il tutto esaurito nella precedente edizione, prosegue come appuntamento periodico rivolto alla piccola e media impresa. Nel corso della mattinata è intervenuta anche l’Associazione KIM, che da 29 anni accoglie a Roma bambini gravemente malati provenienti da 83 Paesi, con una raccolta fondi tra i partecipanti.