Nella sezione "Opinioni", Engage ospita articoli di approfondimento sui temi caldi del mondo del marketing scritti da importanti esponenti dell'industria del settore. In questo contributo Martina Cuman, Country Manager Italia di Furious Squad, parla degli elementi chiave per un time management efficace
Potrebbe esserti capitato, nei momenti più disparati della tua giornata, di fermarti e chiederti: come posso fare a sapere in tempo reale se i miei progetti sono redditizi? Non è una domanda da sottovalutare considerando che l'85% della redditività di un'agenzia deriva direttamente dalla redditività di ogni suo progetto.
Per iniziare a vederci chiaro, il primo passo (e in ultima analisi anche quello che ti permetterà di stabilire se un tuo progetto è redditizio o meno) è la pianificazione del tempo dei tuoi collaboratori. Solo in questo modo sarai in grado di sapere se stai spendendo le tue risorse finanziarie, il tempo e le competenze dei tuoi collaboratori nel modo corretto e a fronte di un riconoscimento economico adeguato.
Nella pratica, ovviamente, questo processo è complicato da attuare, certe abitudini sono radicate nei tuoi collaboratori e l’energia e la forza di volontà per cambiarle non è indifferente, ma la posta in gioco è di gran lunga superiore allo sforzo: assegnare del tempo ai collaboratori significa dire addio alle lunghe giornate dove si accetta a qualsiasi prezzo una richiesta alle 17:00 di un venerdì.
Inoltre, anche i clienti hanno bisogno di sapere quanto tempo i tuoi team dedicano realmente ai loro progetti e per farlo, hanno bisogno di dati concreti e tangibili, di metriche precise condivise tramite visualizzazioni chiare.
L'assegnazione del tempo, solitamente percepita come complessa e noiosa, può essere condotta in modo intelligente, come ad esempio quando si ha la possibilità di convertire il tempo venduto su un preventivo vinto direttamente in tempo assegnato al planning (a seconda, ovviamente, della disponibilità di ciascun collaboratore). In questo caso non è nemmeno necessario un intervento manuale. Semplice, veloce, efficiente: questi sono gli aggettivi che dovrebbero caratterizzare uno strumento di gestione dei progetti.
Ma assegnare il tempo non è sufficiente. Per capire se stai realmente guadagnando dai tuoi progetti, devi essere in grado di analizzare i KPI essenziali per una gestione ottimale: lo stato di avanzamento del progetto, il margine lordo, la produzione (margine lordo in relazione all’avanzamento del progetto), il prezzo medio giornaliero (margine lordo totale del progetto in relazione al numero totale di giorni pianificati fino ad oggi), lo stato di fatturazione e la redditività complessiva.
Queste metriche devono essere rapidamente accessibili, in modo da poter identificare i punti di rottura e quindi i potenziali riallineamenti da apportare tempestivamente.
Nell’immagine: una panoramica delle metriche di un progetto su Furious
Se vuoi essere sicuro di gestire al meglio il tempo impiegato nei tuoi progetti, e quindi dare una spinta alla tua crescita e alla tua redditività, l'elemento indispensabile è passare a un modello in cui l'assegnazione del tempo è vista come un vantaggio per tutti (sia dai collaboratori che dalla direzione e dai singoli manager dell'agenzia).
Non è strano vedere delle società che pensavano di essere redditizie anno su anno semplicemente perché si rapportavano solo al fatturato, mentre in realtà stavano perdendo denaro su ogni progetto non gestito correttamente perché non avevano a disposizione i dati giusti da presentare ai clienti per valorizzare il lavoro effettivo dei propri team e gli inevitabili sforamenti da riequilibrare.
Come strutturare la tua agenzia per essere redditizia
Non si può tornare indietro, ma si può guardare al passato per costruire un futuro migliore.La maggior parte della redditività della tua agenzia deriva da un buon controllo del tempo impiegato su ogni progetto e, più in generale, da una buona gestione dell'equilibrio tra tempo impiegato (erogato) e tempo venduto (stimato).
Arrivando dal mondo delle agenzie so bene quanto sia cruciale questo aspetto: disporre di una soluzione in grado di monitorare l’attività di vendita del tempo e il relativo monitoraggio nell’ongoing del progetto, valutandolo rispetto a determinate metriche, è fondamentale.
È proprio in quest’ottica che è stato creato Furious, un software di gestione aziendale su misura, che funge da vero e proprio partner per le direzioni di agenzie, società di consulenza e software house.
Con Furious, sarai in grado di gestire le tue attività commerciali, i tuoi progetti nel loro insieme (task, planning, gestione costi, produttività, ecc.), la loro fatturazione, gli aspetti relativi alle risorse umane e alla qualità, ma soprattutto non avrai più perdite economiche senza che Furious ti abbia avvertito in anticipo.