Ottimizza la redditività dei tuoi progetti: strategie di gestione finanziaria per agenzie

Nella sezione "opinioni", Engage ospita articoli di approfondimento sui temi caldi del mondo del marketing scritti da importanti esponenti dell'industria del settore. In questo contributo Martina Cuman, Country Manager Italia di Furious Squad, parla di strategie di gestione finanziaria per le agenzie di comunicazione.

"Un numero prende vita soltanto quando viene condiviso e arricchito dall'apporto di tutti gli attori coinvolti nella catena".

Queste parole di Matthieu Didailler - CFO di Insign Group - rappresentano lo scenario ideale a cui si dovrebbe aspirare, in particolar modo se si considera che solo il 36% delle organizzazioni (fonte: KPMG, AIPM, IPMA, The future of project management: Global Outlook 2019, Novembre 2019) riesce a portare a termine i propri progetti rispettando il budget inizialmente assegnato.

Nelle agenzie, e in generale in tutte le società di servizi, si deve sempre tenere a mente questa affermazione, soprattutto quando si tratta di mettere in atto strategie efficaci per massimizzare la redditività per progetto.

Il quadro è semplice: più è grande la società, tanto più i CFO si ritrovano sommersi da una marea di compiti quotidiani ripetitivi, che gli impediscono di acquisire quella visibilità globale necessaria per gestire efficacemente tutti gli aspetti strategici legati alla redditività dell'organizzazione. Poniti queste domande: il tempo impiegato su ciascun progetto è commisurato alle competenze interne coinvolte? Le business unit e i tassi di occupazione sono redditizi?

Per applicare i giusti comportamenti, che ti permetteranno di visualizzare la tua redditività per progetto in qualsiasi momento in pochi clic, c’è bisogno di fare un passo indietro.

Ci sono 3 step fondamentali alla base di questo processo: monitorare i KPI principali fondamentali con gli strumenti adeguati, anticipare gli sforamenti di budget e centralizzare i dati.

Monitorare i KPI: su quali progetti sei attualmente a corto di budget?

Per avere le idee chiare su un progetto e poter procedere serenamente, devi assolutamente avere accesso a 2 KPI fondamentali:

• lo stato di avanzamento del progetto: il valore della produzione all'istante T rispetto a ciò che è stato venduto;
• il tempo effettivamente impiegato sul progetto: il load di lavoro impiegato per team, competenze o business unit.

Non è particolarmente complesso, ma per un CFO potrebbe non essere così immediato, perché gli strumenti finanziari utilizzati da ciascun team sono ancora troppo poco sfruttati o non integrati tra loro e quindi raramente si rivelano sufficientemente efficaci.

Aggregare i dati in queste condizioni, può farti sentire come un funambolo che cammina su una corda sottile costituita da informazioni disgregate e sporadiche, che rischia di cadere nell'imprecisione ad ogni passo.

Se vuoi semplificare il monitoraggio finanziario e accedere facilmente alle metriche giuste, munirti di uno strumento integrato ed efficiente è il primo step fondamentale.

Se utilizzi già uno strumento unico per tutta la tua catena di valore (gestione finanziaria, project management, gestione commerciale, ecc.) assicurati di poter monitorare contemporaneamente lo stato di avanzamento dei progetti, la fatturazione dei clienti (che idealmente dovrebbe avvenire in modo automatico ad ogni scadenza!) e la pianificazione delle risorse per ogni progetto (assicurati che sia anticipata di almeno 3 mesi, in modo che, se necessario, possano essere ricollocate e tu possa verificare facilmente l'impatto di queste modifiche sul budget e sui margini). 

Anticipare: impara a prevedere gli sforamenti di budget

Ora hai la possibilità di monitorare lo stato di avanzamento dei tuoi progetti e la redditività complessiva della tua azienda in tempo reale (ricorda che l'85% della redditività di un'agenzia deriva dalla redditività dei suoi progetti - e quindi dal giusto equilibrio tra tempo impiegato e tempo venduto).

In pratica, hai una visibilità abbastanza chiara per poter condividere con i tuoi clienti le azioni intraprese per portare a termine il loro progetto, il tempo impiegato e gli eventuali sforamenti.

Spesso è inevitabile che i progetti superino il budget iniziale, ma invece di lasciarti scoraggiare, è importante individuare dove si verificano gli sforamenti e riaggiustare il tiro, se non per quel progetto specifico, sui progetti futuri.

È fondamentale avere una comprensione precisa della redditività e del tempo impiegato fin dalla fase di presale.

Per evitare scelte troppo radicali controlla regolarmente i tuoi progetti su base settimanale e sulla base delle metriche sviluppate in precedenza insieme ai tuoi clienti.

Trovare il partner giusto per la tua agenzia non è semplice. Sono finiti i tempi del buon vecchio Excel per la gestione dei progetti, perché non è una soluzione sufficiente per soddisfare le tue esigenze di crescita.

Ad oggi solo il 5% delle agenzie (fonte: SoDA & Productive, The Global Agency Landscape 2022, 2022) si affida in larga misura ai fogli di calcolo, mentre la stragrande maggioranza - il 52% - utilizza strumenti eterogenei che si integrano solo parzialmente con altre soluzioni. In questo scenario solo il 14% delle agenzie ha pienamente compreso l'importanza dell'analisi dei dati in tempo reale.

[Nell'immagine: un'anteprima personalizzata di alcuni dati finanziari per monitorare la fatturazione sui progetti, gli acquisti e i diversi margini (firmato, ML, MOL) relativamente a un periodo selezionato - clicca per ingrandire]

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Furious è stato progettato con l'obiettivo di evitare errori di consolidamento e integrazioni frammentate con strumenti diversi che, raramente, vengono utilizzati dai vari team. Con una soluzione come Furious, ottenere una visione aggregata di tutte le metriche della catena del valore, in pochi clic e in tempo reale, è realtà:

• Time tracking: valuta il tempo impiegato su progetto in un determinato momento rispetto al tempo venduto sul preventivo.
• Fatturazione e ordini di acquisto centralizzati: l'invio può essere automatizzato, il monitoraggio degli acquisti è semplice e tutto collegato ai progetti.
• Modelli di report finanziari creati su misura per le esigenze delle società di servizi: sono disponibili oltre 200 widget preconfigurati e personalizzabili (ripartizione degli acquisti per progetto, ricavi fatturati nel periodo, margine lordo fatturato nel periodo, ecc.).

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