Le necessità delle imprese per la gestione dei lavoratori sono diventate sempre più complesse nel tempo, non solo a livello amministrativo ma più in generale su tutto ciò che può riguardare la sfera organizzativa. Per questo motivo sono nate nuove tecnologie con l’intento di semplificare i processi aziendali connessi alla gestione dei dipendenti. Da quella che può sembrare la semplice timbratura del cartellino alla gestione delle richieste di ferie e permessi, queste soluzioni smart si rivolgono a tutte le PMI: aziende edili, imprese di pulizie, cooperative di servizi e molte altre.
Cosa accomuna realtà tanto diverse? Per ognuna di queste imprese è indispensabile avere uno strumento che permetta il monitoraggio delle ore e delle attività svolte, non solo per una migliore gestione interna ma anche per avere un rendiconto più dettagliato da mostrare al cliente.
Il ruolo chiave delle timbrature
Fino a poco tempo fa ci si affidava al vecchio badge da timbrare, con l'ausilio dell’apposito macchinario, all’ingresso e all’uscita dal proprio ufficio. Con lo scorrere del tempo le esigenze delle aziende non potevano più trovare una risposta esaustiva in questo metodo di rilevazione. Questa necessità ha portato alla creazione di software capaci di rispondere alle esigenze più disparate, anche apparentemente lontane dalla rilevazione della presenza. Affidandosi ai sistemi di ultima generazione le aziende possono centralizzare la gestione delle risorse umane con un unico applicativo.
Come capire se il software è quello giusto? La soluzione migliore è affidarsi a sistemi già conosciuti e/o che consentono di richiedere una prova gratuita. È indubbio che i sistemi di rilevazione più affidabili sono anche quelli che ammettono un periodo di prova con il supporto di un consulente che, oltre a spiegare i vantaggi dell’applicazione, forniscono tutte le informazioni necessarie per un utilizzo del sistema efficace e personalizzato. Ogni realtà aziendale ha esigenze diverse ed è importante sfruttare soluzioni smart capaci di assecondare queste necessità.
Grazie al monitoraggio delle attività e delle presenze, l’azienda può assicurare un approccio dinamico al proprio business, senza perdere tempo con antiquati timbracartellini e scartoffie.
Oltre la semplice timbratura
Un software per la rilevazione presenze può, e in un certo senso deve, andare oltre la semplice timbratura. Oggi è possibile trovare soluzioni che forniscono report dettagliati e personalizzabili in automatico, in grado di velocizzare e rendere più precisa la raccolta delle ore lavorate dai dipendenti e sui clienti.
Allo stesso tempo, molte applicazioni di ultima generazione permettono di archiviare documenti (contratti, attestati, documenti d'identità, certificazioni e molto altro) accessibili in pochi click, gestire e archiviare le buste paga, la richiesta di ferie e permessi, analizzare le ore per le buste paga, gli arrotondamenti e lo smistamento automatico di questi documenti tanto essenziali.
Ogni azienda potrà inoltre costruire nel dettaglio lo schema delle attività per ogni cliente così da gestire ogni progetto nel modo più chiaro e semplice per tutti: il datore di lavoro, il dipendente e il cliente stesso.
Quando si parla di soluzioni smart per la gestione delle aziende e, nello specifico, delle presenze dei dipendenti il discorso diventa molto più ampio. Fermarsi esclusivamente a un ragionamento che include i metodi per timbrare il cartellino risulta obsoleto per una realtà che vuole crescere, migliorarsi e ottenere il meglio dalle novità tecnologiche.