Dall’inizio del lockdown sono cresciuti a livello esponenziale i meeting digitali: riunioni, conferenze, presentazioni, videolezioni, persino degustazioni. Il mondo reale si è trasferito online e, stando alle previsioni, passeranno mesi prima di poter tornare a sale affollate ed incontri vis a vis. Per questo Starchestnut, agenzia milanese di comunicazione, ha deciso di impiegare il suo vasto know-how nella produzione di eventi per sviluppare un nuovo servizio capace di rendere qualsiasi meeting online coinvolgente, interattivo e personalizzabile, il tutto, con il supporto di una regia, come in uno show televisivo.
Si tratta di VES – Virtual Event Solution, una soluzione pensata per connettere le spokesperson al pubblico (clienti, dipendenti, media, ecc.) e portare online l’evento, sfruttando il know-how creativo e progettuale d’agenzia integrato in una regia di tipo televisivo. Si tratta di uno strumento modulare e “pronto all’uso” operabile su qualsiasi piattaforma: dai principali sistemi di videoconferenza (Google Hangout Meet, Zoom, ecc.) ai social network (Facebook, Instagram), fino a siti web e all’interno delle reti aziendali (intranet, extranet).
«Stiamo assistendo ad una trasformazione epocale del modo di fare relazione e non possiamo prevedere con esattezza quando il mondo tornerà alla normalità. Ma sappiamo che nei prossimi mesi persisteranno limitazioni su viaggi ed eventi e, con ogni probabilità, i manager ricollocheranno budget destinati alle trasferte ricorrendo a soluzioni online – spiega Davide Jucker, Partner e Creative Director di Starchestnut. Per questo, i numerosi anni di esperienza nel settore, ci hanno portato a creare una soluzione per tutte quelle aziende che vogliono distinguersi e raggiungere i propri interlocutori in modo innovativo e personalizzato. Così è nato VES – Virtual Event Solution, ispirandoci al format televisivo, reso però più elastico e dinamico per portare online l’esperienza di un evento offline».
VES funziona così: si inizia dalla progettazione strategica dell’evento, con l’analisi di obiettivi e target a supporto dello sviluppo di una strategia di engagement efficace. Si definisce quindi una scaletta (tavola rotonda, singoli speech, sessioni di Q&A, ecc.) e si creano i contenuti visivi in linea con la brand identity dell’azienda, capaci di confermare l’esclusività e la credibilità che devono contraddistinguere l’evento, il tutto con il supporto di una regia di tipo televisivo in grado di mantenere sempre alta l’attenzione del pubblico e di dare il giusto risalto a relatori e contenuti.
La soluzione permette di riunire fino a otto speaker contemporaneamente, ciascuno con i propri materiali (slide, immagini, video) e tutti sempre in contatto con la regia, che li supporta da remoto nelle tempistiche, nella gestione delle loro presentazioni e nel coordinamento della sessione di Q&A.
L’ambiente virtuale è interamente brandizzato e personalizzato secondo le necessità dell’azienda. Schede grafiche dedicate a ciascun relatore da visualizzare in funzione del momento e dell’intervento, video walk-in, sottopancia, jingle, video-cartelli, sigla, video interviste, infografiche, graphic e animazione del logo: ogni contenuto è sviluppato ad hoc per rendere l’evento online esclusivo e coinvolgere al massimo il pubblico, che può diventare parte attiva grazie all’impiego studiato di tecnologie interattive – come questionari, domande a risposta chiusa, pools, ecc. Inoltre, per chi volesse, e appena sarà possibile, VES offre la possibilità di integrare il sistema con una troupe video multicamera per ogni relatore, sistema greenback e set luci, tecnico audio dedicato, gestione del segnale di streaming, trucco e parrucco.
Infine, che sia streaming o live, l’evento può svolgersi su più piattaforme contemporaneamente e non richiede agli utenti di scaricare alcun tipo di software o app. Senza dimenticare privacy e sicurezza: tutto il sistema è infatti protetto da password e la connessione audio video dei relatori è di tipo P2P criptata, protetta da password dedicata, unica e auto-generata.