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24/05/2021
di redazione Engage in collaborazione con Fluida

Remote working e lavoro in ufficio: ecco come gestire le presenze

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Nell’ultimo anno si è sentito parlare spesso di smart working, facendo riferimento in realtà ad un metodo di lavoro differente che prende il nome di remote working o, in italiano, telelavoro. Si tratta di una modalità di lavoro che si effettua al di fuori della sede aziendale e che permette di lavorare in modo produttivo grazie all’utilizzo di strumenti tecnologici e telematici.  

Questo metodo di lavoro è previsto fin dalla legge nel D.P.R. n. 70/1999, che specifica il significato di remote working o telelavoro come “una prestazione lavorativa effettuata regolarmente dal lavoratore al di fuori della sede di lavoro [..] con il supporto di tecnologie dell’informazione e della comunicazione (ICT)”. Per molte aziende è stata però una novità, forzata dalla situazione, ma ora si valuta di continuare ad usufruirne, almeno parzialmente, anche dopo il termine della situazione di emergenza.

Ma come rivedere la rilevazione delle presenze?

Solitamente le imprese utilizzano classici sistemi di timbratura con badge che però consentono di rilevare le presenze solo in sede. Nei giorni di lavoro da remoto risultano timbrature mancanti e a fine mese diventa complesso ricostruire le informazioni.

Molte aziende si sono così dotate di nuovi strumenti software e app mobile sviluppate appositamente per tracciare i dati sulle presenze anche da remoto e migliorare la comunicazione tra l’amministrazione aziendale e i propri dipendenti. Strumenti che permettono di rilevare le presenze, dematerializzare la nota spese, inviare in digitale comunicazioni importanti e documenti amministrativi al dipendente. 

Sono ancora necessari i sistemi di timbratura?

I trend internazionali relativamente ai modelli organizzativi vedono in crescita le modalità di lavoro agile dove il lavoratore viene remunerato in base al raggiungimento di obiettivi e non in base al numero di ore lavorate. Anche in Italia con la legge introdotta nel 2017 si sono stabilite le regole per lo smart working.

Spesso, ancor di più nell’ultimo anno, si è usato in maniera ambigua il termine smart working. Poche sono in realtà le aziende strutturate per svolgere il lavoro in modalità agile, ovvero con una metodologia studiata per assegnare e monitorare le attività giornaliere (task) e gli obiettivi di breve e medio termine. Adottare queste metodologie richiede cambiamenti significativi di strumenti e mentalità. Anche nelle aziende agili, sapere in tempo reale chi è operativo resta un’informazione utile, sia ai fini della sicurezza, sia per poter garantire il diritto alla disconnessione.

Senza più il contatto visivo, infatti, diventa più complesso sapere quando un collega è operativo e si finisce per contattarlo anche nei giorni di ferie o in qualunque momento della giornata senza consentire al lavoratore di “staccare”.

Tracciare l’inizio e la fine della giornata lavorativa è necessario nel telelavoro dove il lavoratore deve garantire un orario stabilito. Ci sono molti ambiti dove, pur lavorando da casa, si devono rispettare orari di apertura al pubblico come ad esempio sportelli e servizi di assistenza, che grazie ai centralini VOIP si riescono a gestire dall’abitazione del lavoratore.

Modello blended e gestione capienza

Le aziende e i lavoratori coinvolti dallo smart working hanno compreso bene vantaggi e svantaggi del lavoro da casa. Le aziende hanno apprezzato il vantaggio di ridurre i costi immobiliari e i lavoratori la comodità di evitare i faticosi tempi di viaggio casa-lavoro. Nel futuro prossimo si prevede quindi un rientro diverso al periodo pre-Covid, e le presenze in sede saranno a rotazione. Per gestire le presenze rispettando la capienza stabilità nelle aziende grandi si va ad introdurre la figura del mobility manager, ma anche nelle aziende più piccole sarà necessario organizzarsi, in questo caso un semplice software potrebbe essere sufficiente.

Tecnologie utili per il “remote working"

Ovviamente il requisito fondamentale per un lavoratore in remote working è una connessione internet stabile e veloce che consenta di collegarsi ai sistemi informativi aziendali, ai software in cloud e agli strumenti di comunicazione (VOIP, chat e videochiamata). 
Se l’infrastruttura aziendale non è in cloud, l’utente dovrà compiere l’accesso dal proprio notebook alla VPN e al PC presente in ufficio e deve poter utilizzare i relativi programmi e file presenti nel server aziendale.

Fondamentale è la dematerializzazione documentale. Tutte le procedure che prevedevano scambi di documenti vanno dismesse e ripensate in favore di flussi digitali.
 L’ufficio del personale ha un ruolo chiave nel guidare la trasformazione digitale. Formare il personale, stabilire nuove policy e soprattutto essere d’esempio adottando strumenti per digitalizzare completamente le procedure amministrative e semplificando la burocrazia interna.

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