Le aziende oggi sono chiamate a rispondere a una serie di esigenze del tutto nuove. Lo smartworking, tanto diffuso oggi in diversi settori, ha portato nuove istanze e necessità. Lo stesso dicasi per quanto riguarda l’introduzione della fatturazione elettronica. Di fatto queste due realtà, che oggi sono presenti in quasi tutte le aziende italiane, stanno avendo una diffusione sempre maggiore; inoltre portano con sé ulteriori problematiche. Una delle principali riguarda la creazione di archivi digitali, che molte aziende demandano a società di consulenza esterna, come Bucap.
Dall’archivio cartaceo all’archivio digitale
Questo passaggio sta avvenendo ormai da anni, per certi versi sotto gli occhi di tutti ma senza che gli si dia una grande importanza. In realtà si tratta di un
cambiamento epocale di paradigma: fino ad alcuni anni fa l’archivio documentale di una qualsiasi impresa italiana comprendeva decine di volumi e faldoni, da conservare in un enorme spazio fisico. Grazie all’utilizzo sempre più diffuso del digitale, oggi questo spazio fisico può essere liberato, creando un database digitale efficiente dei documenti cartacei. Non solo di quelli nuovi, come ad esempio le fatture elettroniche che “nascono” in formato digitale, ma anche dei documenti vecchi, oggi disponibili in formato cartaceo.
Come si digitalizzano i documenti
Molte aziende hanno a che fare con documenti cartacei, documenti in formato digitale a propria completa discrezione, documenti in formato standardizzato a livello nazionale o europeo. In una fase intermedia, molte realtà hanno a che fare con archivi ibridi, che contengono sia documenti cartacei tradizionali, sia file digitali di nuova generazione. Anche in questo caso l’aiuto di una società di consulenza esterna si può rivelare essenziale, per introdurre delle modalità di gestione dell’archivio ibrido, ma anche per poter reperire qualsiasi documento con facilità e rapidità.
Documenti digitali e smartworking
Nell’epoca dello smartworking il concetto di archivio cartaceo e archivio ibrido dovrebbero scomparire. Chi non accede fisicamente alla struttura aziendale non dovrebbe trovarsi nell’impossibilità di accedere ad alcuni documenti. Anche per questo motivo oggi è sempre più importante avere a disposizione tutta la documentazione aziendale in formato digitale, all’interno di un singolo archivio. In questo modo chi opera in smartworking potrà avere a disposizione tutti i documenti di cui necessita; per altro grazie all’introduzione della firma digitale e del cloud potrà creare documenti coerenti con quelli disponibili in azienda, da utilizzare come avviene con i prodotti tradizionali, ossia il classico foglio di carta.
Digitalizzare l’archivio
Questa è la scelta che stanno percorrendo molte realtà: passare da un archivio cartaceo a una versione più snella e facile da gestire, anche da remoto.
L’archivio digitale offre molteplici punti di forza e sono molte le realtà che offrono alle aziende la possibilità di ottenere un aiuto esterno nella creazione dell’archivio digitale. Si parte dalla digitalizzazione dei documenti più vecchi, quelli in formato cartaceo, fino alla creazione di archivi facili da gestire e da “leggere”, o addirittura alla conservazione dei dati all’interno di uno spazio sul cloud sicuro e costantemente vigilato. In questo modo chiunque abbia le credenziali per farlo può accedere alla documentazione aziendale, senza doversi recare presso l’archivio fisico. Per le aziende che ancora oggi possiedono ampie quantità di materiale cartaceo, vi è anche l’opportunità di conservare tale materiale per il cliente, catalogandolo, classificandolo e archiviandolo in originale. Il materiale cartaceo è poi conservato all’interno di locali protetti, in magazzini appositamente studiati per tale compito. La conservazione fuori sede avviene solitamente per gli archivi storici e per quella documentazione che si conserva a fini giuridici, ma che non ha un effettivo utilizzo in azienda.