Digital Insight

di Alessandro Affronto e Mauro Mazzei

Digital Insight è il blog scritto da Alessandro Affronto e Mauro Mazzei, CEO e CTO di Purple Network, che rappresentano le nostre due anime, quella curiosa e innovativa che lavora insieme alla parte più tech, esperienziale, costruendo un ponte tra la creatività e la tecnologia.

Chi non crede nello smart working?

Ha davvero senso operare in un contesto perlopiù digitale e non sostenere il lavoro da remoto? In questo post vi parliamo di come e perché noi siamo dei sostenitori dello smart working e cercheremo di dare qualche suggerimento utile per attivarlo anche nella tua azienda.

Lo Smart Working, il lavoro da remoto, per noi di Purple Network non è mai stato completamente opzionale.

Siamo nati come una società di sviluppatori, la sua genesi avviene tra Milano e Pescara ma negli anni, crescendo di numero, con sempre più responsabilità e progetti intensi, c’è stato un momento in cui anche noi ci siamo chiesti se ci fosse un modo per affrontare il lavoro da remoto anche nelle stesse sedi. È vero, continuavano ad esserci due uffici, due team separati, a Milano i Project Manager e a Pescara gli sviluppatori ma, ognuno nel suo, ogni giorno ci incontravamo.

Fino a 3 anni fa anche per noi la collaborazione da remoto (ci riferiamo sempre alle separate sedi) era solo un’eccezione, quasi un plus. Ma se sei un’agenzia digital, ci sono alcune rivoluzioni che non puoi vivere solo da spettatore. E dobbiamo davvero dircelo che oggi abbiamo più tool che penne per sentirci?

In più le figure del nostro team sono cresciute, ma abbiamo deciso che non avremmo scelto una persona solo in base alla sua provenienza geografica. Adesso anche con l’aggiunta in team di creativi, copy, art, 3d designer, project manager, sviluppatori, difficilmente siamo tutti nella stessa stanza e nello stesso momento.

Abbiamo notato che, almeno in Italia, c’è ancora una certa reticenza nell’affrontare l’argomento, così abbiamo deciso di condividere qualche pensiero in merito, nella speranza che anche qui il lavoro non sia più identificato in una scrivania o una sedia. E soprattutto, noi abbiamo iniziato questo cammino, sappiamo che c’è ancora tanto da fare ma è una strada che riteniamo vincente.

La cultura aziendale non è solo un pay off

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Siamo d’accordo: una bella brand identity che culmina con un pay off da applausi è sempre un ottimo biglietto da visita. Ma la bellezza è sempre amore? Stiamo pur sempre parlando di lavoro, divertimento e affetti li lasciamo ad altri momenti. Eppure al lavoro passiamo la maggior parte del nostro tempo, dobbiamo dare per scontato che non sia un bel claim a tenere unito il team. Cosa c’entra con lo smart working? Quasi tutto.

Lo Smart Working non è solo flessibilità per i dipendenti ma è sempre anche un atto di coraggio da parte dei datori di lavoro. Ed è una responsabilità che i tutti si devono prendere. Quando è chiaro ad ogni membro del team che il suo lavoro è di supporto e aiuto a quello di un collega, è bene che questo non sia solo un collega, qualcuno che ti ha assegnato un’attività. Per questo diventano importantissimi i momenti di condivisione extra lavoro che rinsaldano i legami, danno un volto a quella che fino a poco tempo prima è stata solo una voce.

Noi abbiamo deciso di affrontarla con meeting aziendali, formazione interna e comunicazione.

Meeting Aziendale

Se lavori da remoto la maggior parte dell’anno, i momenti di condivisione diventano importantissimi. Organizza meeting aziendali che sappiano coniugare l’aspetto più ludico e divertente del ritrovarsi insieme ad una condivisione proattiva di informazioni, a momenti aperti a tutti, per raccontare il percorso dell’azienda e anche ascoltare e misurare il sentiment della squadra.

Formazione

Parlare di formazione interna aziendale sembra quasi scontato ormai, ma anche qui, a volte si tratta di come affrontarla. In Purple, oltre ad allocare un budget annuale per ogni membro del team, da più di due anni il venerdì pomeriggio fermiamo le macchine e ci dedichiamo allo studio, tutti insieme. E quando padroneggiamo al meglio un argomento lo condividiamo con gli altri, creando un circolo virtuoso. Il nostro consiglio è quello di sforzarsi (sappiamo che spesso è difficilissimo) nel trovare il tempo da dedicare alle persone per formarsi, singolarmente o in gruppo, e allocare dei budget interni.

Comunicazione Interna

Alcuni strumenti, che possono sembrare scontati quando sei parte di una multinazionale, lo sono invece molto meno quando sei uno studio o un’agenzia di piccole-medie dimensioni.

E per questo anche la condivisione di ogni novità in campo aiuta a creare community e lo facciamo con una newsletter interna, dove non solo parliamo dei nuovi progetti e di quelli ancora in trattativa ma celebriamo i successi condividendo ispirazioni provenienti da tutto il mondo.

Il day by day viene condiviso con tutti ma ci sono tante informazioni che spesso rimangono chiuse nei vari compartimenti: in questo modo diamo anche la possibilità ad ognuno di allinearsi e intervenire se necessario.

E ricorda che non c’è solo il lavoro in senso stretto: abbiamo una playlist ufficiale su Spotify, un canale Slack dedicato solo a meme e gif (in realtà abbiamo sviluppato anche un set di emoji tutto nostro) e gruppi Whatsapp.

Insomma, investire nella crescita e condivisione della cultura aziendale avrà ritorni vincenti, anche in merito alla fiducia da riporre nello smart working.

I tool non ci mancano

Con le possibilità che ci offre oggi il panorama per comunicare a qualsiasi latitudine ci troviamo, non possiamo che sfruttarle. Tanti di questi tool inoltre sono completamente free o fremium.

E poi ci sono gli stand up, il progress, retrospettive, kick off… se la paura è quella che qualcuno sfugga al suo compito puoi fugarla molto facilmente.

Se stai lavorando bene sulla tua cultura aziendale non sarà la distanza a compromettere la buona riuscita di un progetto o la produttività di un dipendente.

Anzi, a volte è proprio il contrario: essere costretti in un ufficio può ammazzare la creatività e la volontà e poi non dimenticare che ci sono anche persone che hanno livelli di concentrazione diversi, che hanno bisogno a volte di calma e silenzio, di non essere interrotti durante un pensiero. Perché non agevolare anche loro?

Una cosa fondamentale è quella di trovare un luogo dove collocare una “Knowledge condivisa”, come template, documenti e comunicazioni, a cui tutti possono accedere.

Verba Volant, Slack manent

Uno dei punti fondamentali sui quali si basa il successo di uno studio è il metodo, che può risolvere molti problemi e criticità che si presentano quasi all’ordine del giorno. Concentra i tuoi sforzi nel crearne uno dinamico e mai eccessivamente rigido. Il nostro si basa su una parola fondamentale, la condivisione.

Le informazioni sui progetti devono essere sempre accessibili da tutti, noi lavoriamo con una metodologia agile, ogni progetto è coordinato da un project manager e seguito da un team definito, e tutti possono accedere alle informazioni condivise.

Ogni documentazione – a livello generale e specifica di ogni singolo progetto – è visibile a tutti i ragazzi di Purple.

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Rendi i tool di condivisione un passaggio quasi obbligato, anche quando siete nella stessa stanza, in questo modo non solo avrai sempre tutto sotto controllo, creerai un workflow al quale tutti si adegueranno gradualmente. Non importa se siete seduti uno di fianco all’altro, se devi condividere informazioni su un progetto fatelo nel channel di Slack che gli avete dedicato. E se un giorno tu o il tuo collega starete lavorando da remoto non cambierà nulla nel tuo flusso di lavoro.

Nella costruzione del metodo ricordati di inserire almeno due strumenti, uno dedicato al day by day e un secondo per la gestione delle attività, che ti permetta non solo di avere piena visibilità sugli avanzamenti del progetto ma che consenta anche un eventuale lavoro asincrono.

Cosa stiamo aspettando a diventare tutti più smart?

Come avevamo anticipato, noi stiamo ancora compiendo il percorso che ci porterà ad attuare uno smart working completo ma possiamo di sicuro anticiparvi che questi primi cambiamenti hanno avuto un impatto molto positivo sul team.

I metodi possono essere tanti, almeno quanto i tool di gestione che abbiamo a disposizione. Le persone invece fanno la differenza, e la fanno sia in riferimento alla loro responsabilità che al loro tenore di vita in azienda.

La possibilità di lavorare ovunque, per noi è diventata la norma ma ben presto ci saranno tante nuove cose da sperimentare. Se i collaboratori fossero in timezones diverse e non parlassero la stessa lingua? E se abolissimo gli orari di lavoro in favore della qualità? Questi sono tutti i next steps ai quali stiamo lavorando.