Nella sezione "opinioni", Engage ospita articoli di approfondimento sui temi caldi del mondo del marketing scritti da importanti esponenti dell'industria del settore. In questo contributo Martina Cuman, Country Manager Italia di Furious Squad, parla di strategie di pianificazione del team per anticipare i picchi di lavoro nelle agenzie di comunicazione.
Quanto è chiara la tua visibilità sul carico di lavoro della tua agenzia? Che si tratti di una settimana, un mese o tre mesi, la domanda, seppur apparentemente semplice, è fondamentale per ogni COO che voglia anticipare con efficacia e semplicità la gestione del personale, i periodi di fatturazione e, di conseguenza, la redditività della propria azienda.
Le agenzie e le società di servizi hanno una visibilità media sul proprio carico di lavoro che oscilla da 1 a 3 settimane. Questo rende non solo difficile qualsiasi pianificazione anticipata, ma quasi impossibile adattare le assunzioni e le competenze alle esigenze commerciali.
In agenzia si è soliti gestire diversi imprevisti ed accogliere happy problem in corso d’opera con un planning che non lo permetterebbe. In questo caso tutto è da prendere con moderazione per avere un approccio più sano al lavoro.
Ma come si può aumentare la visibilità nei mesi futuri? Ecco cosa ci raccontano CEO e COO di agenzie e società di consulenza che hanno implementato con successo abitudini e processi vincenti.
Migliorare la visibilità di tutti, su tutti i progetti, per anticipare gli imprevisti
“Correre contro il tempo”, “la deadline è stasera” e chissà quante altre citazioni possiamo aggiungere qui; tutte le persone che lavorano in agenzia avranno sperimentato e subito questo genere di pressione. Parliamo infatti di tutte quelle situazioni in cui, ad esempio, il tempo venduto per realizzare un progetto è quasi terminato ma la rispettiva mission no, il tutto con problemi di sincronizzazione delle informazioni visto che l’Art Director è andato in vacanza il giorno prima senza far approvare l’ultima versione al cliente, indispensabile per poter procedere con la fatturazione.
Quando le informazioni relative ai progetti sono centralizzate su un numero ristretto di persone - che sia il Project Manager, l’Account Director, il COO o l’Head of Operations - la visibilità è spesso limitata e non permette a tutti di anticipare al meglio i cambiamenti inerenti alla vita dell'azienda: richieste generali, ferie/permessi, assenze dei clienti in fase di approvazione dei progetti, affidabilità nella comunicazione all'interno e all'esterno del team, sincronizzazione delle pianificazioni e degli spostamenti delle attività...
Come migliorare quindi la visibilità?
Una bella domanda ma vediamo i 5 punti fondamentali per non perdersi nessun pezzo per strada e, soprattutto, per migliorare la trasparenza del lavoro a tutto il team:
1. Strumenti di gestione del lavoro: esistono diversi strumenti che possono aiutare a migliorare la visibilità sul carico di lavoro, come software di gestione dei progetti, fogli di calcolo e strumenti di collaborazione online.
2. Processi definiti: stabilire processi chiari per la gestione dei progetti, l'assegnazione delle attività e la comunicazione può aiutare a garantire che tutti siano informati e allineati.
3. Comunicazione aperta: incentivare una comunicazione aperta e trasparente all'interno del team può aiutare a identificare e risolvere i potenziali problemi in anticipo.
4. Riunioni di progress regolari: organizzare riunioni regolari per discutere il carico di lavoro, in corso e futuro, può aiutare a mantenere tutti allineati e sulla stessa lunghezza d’onda.
5. Cultura della pianificazione: creare una cultura della pianificazione all'interno dell'azienda può incoraggiare tutti a pensare in anticipo e a considerare i potenziali impatti delle loro azioni.
Aumentare la visibilità sul workload può aiutare le agenzie e le società di servizi a migliorare l'efficienza, la produttività e la redditività. Può anche aiutare a ridurre lo stress e migliorare la soddisfazione dei clienti.
Dedicare del tempo alla pianificazione del team è un investimento che ripaga
Nell'immagine: esempio di un planning di progetto su Furious - task e tempo associato per persona del team.
Per risolvere questo problema cruciale, l'idea è semplice: per ogni progetto è necessario fornire ai team metriche semplici, aggiornate in tempo reale (date del progetto, stato di avanzamento del progetto, carico di lavoro, pianificazione, fatturazione), ma anche avere pianificazioni visive con i tempi associati ad ogni persona, nonché la visibilità di ferie/permessi di ognuno con diverse settimane di anticipo. È inoltre possibile indicare le assenze o le disponibilità dei clienti con cui si approvano le fasi di avanzamento dei progetti. Il massimo sarebbe poter ricevere avvisi in tempi precisi sui periodi di ferie delle parti interessate al progetto, al fine di poter anticipare al meglio.
Dopo questo primo passo, è necessario assicurarsi di avere una visibilità chiara di almeno 6 settimane sui progetti firmati, sui preventivi in corso e sulla pipeline commerciale disponibile. Questo per essere certi che i team di produzione siano adeguatamente dotati di personale, altrimenti sarà necessario cambiare strategia e intensificare le attività commerciali (di new business o upselling).
Decentralizzare il ruolo del direttore di produzione e dare visibilità all’intero team è un primo passo fondamentale per una pianificazione fluida. Dopodiché, non resta che guadagnare tempo automatizzando le attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo.
Pianifica le persone del tuo team in 2 minuti già dalla firma del contratto
Per una società di servizi rincorrere il tempo impiegato dal team sui progetti non è per nulla un gioco. Massimizzare il tempo di ogni collaboratore è la base per una redditività duratura.
Se la pianificazione del tempo del tuo team è un rompicapo quotidiano e farlo oltre le 3 settimane è impossibile, la soluzione potrebbe essere l’inserimento automatico dei tempi in base alle risorse disponibili.
Pianificazione del team in agenzia: monitoraggio dei carichi di lavoro e ottimizzazione delle competenze
La gestione del team non si limita solo alla gestione dei progetti. È necessario avere una visibilità globale sui tassi di occupazione per competenze per periodi specifici e selezionati, nonché sui livelli di carico per persona.
Quanto tempo il tuo team dedica alle attività di presale? Alla produzione pura di progetti fatturabili? Al back-office? In questo ambito, le sfaccettature sono diverse e le ponderazioni del tempo fatturabile variano a seconda delle professioni (un project manager dedicherà l'80% del suo tempo disponibile a attività fatturabili, mentre un ruolo marketing si attesterà logicamente sul 30%).
Nell'immagine: la ripartizione del tempo per persona e il tasso di occupazione per competenza visibili dalla dashboard Furious
Pianificare tempo e attività al team di lavoro per un grande progetto può richiedere diverse giornate di lavoro ai tuoi project manager o direttori di produzione. La soluzione risiede nell'utilizzo di uno strumento professionale adeguato.
Furious, progettato originariamente da ex dirigenti di società di servizi per loro uso personale (per controllare la redditività, automatizzare l’allocazione del tempo e il consolidamento delle pianificazioni...), è oggi la soluzione aziendale per eccellenza che ti permetterà di anticipare facilmente il tuo workload a 6 mesi (o anche un anno) grazie a funzionalità adatte e, soprattutto, facilmente attuabili.
Tutto è strutturato per facilitare la tua quotidianità, permettendoti di massimizzare il tempo dei tuoi collaboratori a medio e lungo periodo: trasformazione dei tempi venduti sui preventivi in tempi pianificati sul planning del team (per competenze, persone o esigenze), flussi di lavoro per l’approvazione di ferie/permessi, vista Gantt delle pianificazioni per progetto (o per competenze, o per BU), stato di avanzamento dei progetti inviato automaticamente via email ai clienti.
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